Speak Up

Cette page décrit la procédure d’Easybell pour le signalement de délits graves via le système de signalement d’alerte (whistleblowing) Dstny Speak Up.

1. Introduction et objectifs

Les objectifs d’Easybell / dsnty Speak Up et de ce guide sont les suivants :

Encourager les personnes à signaler dès que possible tout soupçon d’acte répréhensible grave, en sachant que leurs préoccupations seront prises au sérieux et feront l’objet d’une enquête appropriée et que leur confidentialité sera respectée.
Fournir aux personnes des conseils sur la manière de faire part de ces préoccupations.
Rassurer les personnes sur le fait qu’elles devraient être en mesure d’exprimer de véritables préoccupations sans crainte de représailles, même s’il s’avère qu’elles sont erronées.
Définir la procédure de traitement des signalements effectués par les lanceurs d’alerte via le système de signalement d’alerte d’Easybell.

2. Champ d’application

Le système de signalement peut être utilisé par les personnes suivantes pour signaler des infractions graves ou des suspicions d’infractions graves :

Toute personne travaillant dans un contexte professionnel, c’est-à-dire les employés, les travailleurs indépendants, les bénévoles, les stagiaires, les directeurs, les membres du conseil d’administration d’Easybell, les actionnaires d’Easybell et les membres des organes de surveillance ;
Les entrepreneurs tiers indépendants, sous-traitants et fournisseurs ;
Les ex-travailleurs et les futurs travailleurs, c’est-à-dire toutes les personnes qui signalent des infractions dans un contexte professionnel par opposition à un contexte privé.

Easybell encourage le signalement des infractions graves par l’intermédiaire d’Easybell Speak Up. Toutefois, il est souligné que le système est une alternative volontaire aux canaux internes ordinaires, par exemple la direction locale, le responsable local des ressources humaines, la direction du groupe ou le service juridique du groupe.
Easybell encourage son personnel à utiliser le système de dénonciation et à protéger tous les signaleurs qui font un rapport de bonne foi, etc. Ces personnes ne feront l’objet d’aucun traitement défavorable ni d’aucune conséquence négative.

Le système de signalement n’est pas une ligne téléphonique d’urgence. Tout problème constituant une menace immédiate, c’est-à-dire une menace pour la santé, la vie, etc. doit être signalé par les voies d’urgence ordinaires.

Types de fautes graves sur le lieu de travail :

Corruption
Intimidation/Harcèlement moral/Brimades
Conflit d’intérêts
Corruption
Discrimination
Contrefaçon
Fraude
Santé/Sécurité/Environnement
Mauvaise conduite
Manquement aux politiques/procédures
Harcèlement sexuel
Vol
Violation du code de conduite

3. Rapports

Les personnes peuvent signaler des fautes professionnelles par l’intermédiaire d’Easybell Speak Up à l’adresse suivante
eu.deloitte-halo.com/whistleblower/website/destiny .

Les personnes peuvent signaler des fautes professionnelles dans plusieurs langues : allemand, danois, néerlandais, anglais, français et suédois.

Le service de signalement est indépendant et confié à Deloitte, en tant que tiers externe et indépendant d’Easybell. Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Après examen du rapport et de l’évaluation, le rapport est transmis à un*e représentant*e d’Easybell, qui poursuivra l’enquête.

4. Anonymat

Les personnes qui signalent un incident/mauvaise conduite sont libres de choisir le niveau d’anonymat qu’elles préfèrent :

Les personnes peuvent choisir de se faire connaître et de fournir des informations sur leur identité et leur implication dans l’incident signalé.
Les personnes peuvent choisir de communiquer leur identité ou leurs coordonnées à Deloitte, en tant que tiers, qui ne communiquera pas ces informations à Easybell.
Les personnes peuvent choisir de rester totalement anonymes et d’assurer leur sécurité en ne divulguant pas leur identité à Easybell ou Deloitte. Il est important de fournir autant d’informations que possible, afin d’éviter toute désinformation. Toutefois, le signalant pourra communiquer par l’intermédiaire de la plateforme Halo et apporter les clarifications nécessaires à son cas, sans avoir à partager ses informations privées dans le cadre de la divulgation.

5. Retour d’informations

Conformément aux directives du Conseil européen, Easybell a l’obligation de répondre et de donner suite aux rapports des signaleurs dans un délai de 3 mois (avec la possibilité d’étendre ce délai à 6 mois pour les canaux externes dans des cas dûment justifiés).

Les représentants d’Easybell reviendront vers vous pour vous informer des progrès réalisés ou de la décision prise concernant l’inconduite signalée.

Les personnes peuvent accéder à la plateforme Easybell Speak Up librement, sans aucune restriction. Après avoir soumis leur déclaration, elles recevront un nom d’utilisateur et un mot de passe qui leur permettront d’accéder au site web et de lire les commentaires sur leur cas ou, le cas échéant, d’ajouter de nouvelles informations et de nouvelles preuves au dossier qu’elles ont déjà déclaré.

FAQ

Pourquoi devrais-je signaler un cas de mauvaise conduite ?

Pour contribuer à faire d’Easybell un lieu de travail équitable, sûr et honnête. Une mauvaise conduite peut avoir un effet négatif sur l’environnement de travail et la réputation. En signalant une faute, vous pouvez contribuer à économiser de l’argent en détectant les fraudes et en garantissant la sécurité des personnes dans l’environnement de travail.

Puis-je rester anonyme ?

Vous pouvez rester anonyme ou dire à Easybell Speak Up qui vous êtes, mais nous vous encourageons à vous identifier, car cela facilite souvent le processus d’enquête et de résolution. Il peut arriver que vous ne puissiez pas garder l’anonymat, car votre identité peut apparaître à Easybell Speak Up ou à Easybell d’après les informations que vous donnez.
Easybell Speak Up s’efforcera de veiller à ce que vous restiez anonyme si vous choisissez de le faire. Easybell Speak Up gardera confidentielles toutes les informations que vous donnez à votre sujet au sein d’Easybell Speak Up. Easybell Speak Up les divulguera également si la loi l’exige.

Que se passe-t-il lorsque je fais une déclaration ?

Vous n’êtes pas tenu de donner votre nom à Easybell Speak Up, sauf si vous le souhaitez. Votre rapport ne sera connu que par un numéro de référence, à moins que vous ne choisissiez de donner votre nom à Easybell Speak Up.

Que dois-je indiquer à Easybell Speak Up ?

Indiquer à Easybell Speak Up tout ce que vous pouvez. Par exemple :
Nom des personnes impliquées
Noms des témoins
La date, l’heure et le lieu de la mauvaise conduite
Détails de toute preuve
L’argent ou les biens concernés
Fréquence de l’incident

Que faire si je soupçonne que quelque chose ne va pas, mais que je n’en suis pas sûr ?

La plupart des cas signalés ont été découverts grâce à des informations fournies par des personnes honnêtes qui ne sont pas sûres de leurs faits. On ne s’attend pas à ce que vous connaissiez tous les détails. Il suffit de signaler ce que vous savez.

Serai-je impliqué après avoir signalé un incident ?

Une fois que vous avez fait votre déclaration, vous n’avez plus besoin d’être impliqué dans la déclaration. Toutefois, si vous disposez d’informations nouvelles ou complémentaires, ou si vous souhaitez apporter une modification à un rapport antérieur, vous pouvez vous connecter au site web à l’aide du numéro de référence et du mot de passe qui vous ont été communiqués lors de la présentation de votre rapport initial. Vous pouvez également contacter le service en mentionnant votre numéro de référence.

Dans quel délai Easybell sera-t-elle informée d’un signalement ?

Easybell Speak Up fournira un rapport à un*e représentant*e dédié d’Easybell dans un délai d’un jour ouvrable à compter de la date de votre rapport. Bien entendu, si vous signalez à Easybell Speak Up un problème d’une importance capitale, celui-ci sera immédiatement signalé à Easybell.

Serai-je récompensé pour avoir signalé un cas de mauvaise conduite?

Non, il n’y a pas de récompense pour le signalement d’une mauvaise conduite à Easybell Speak Up.

Serai-je protégé contre les représailles si je signale une mauvaise conduite ?

S’il existe des motifs raisonnables de croire que les informations fournies par le signalant sont exactes au moment où il les a communiquées et qu’elles entrent dans le champ d’application de la directive sur la dénonciation, Easybell protège contre d’éventuelles représailles les personnes qui ont correctement communiqué ces informations, conformément à la législation applicable.

Combien de fois puis-je contacter Easybell Speak Up ?

Vous pouvez contacter Easybell Speak Up autant de fois que vous le souhaitez pour signaler une faute présumée.

Les organismes chargés de l’application de la loi sont-ils informés des signalements effectués auprès d’Easybell Speak Up ?

Les informations communiquées à Easybell Speak Up sont transmises au représentant d’Easybell chargé de traiter les cas de mauvaise conduite. S’il décide qu’une action est nécessaire, il peut en informer l’organisme chargé de l’application de la loi, le cas échéant.

Y aura-t-il une procédure d’enquête après chaque signalement ?

L’ouverture d’une enquête dépend d’un certain nombre de facteurs, notamment les informations fournies, les détails, la documentation et la politique de l’entreprise Easybell. Easybell décidera des mesures à prendre lorsqu’elle recevra le rapport. Tous les rapports sur des questions importantes seront portés à l’attention du comité d’audit interne du groupe lors de ses réunions régulières.

Quelles sont les informations personnelles recueillies par Easybell Speak Up à votre sujet ou au sujet d’autres personnes ?

Lorsque vous contactez Easybell Speak Up, vos données personnelles seront collectées si vous souhaitez les fournir, ainsi que toute autre information pertinente concernant toute autre personne impliquée dans la conduite.

Comment Easybell Speak Up utilisera-t-il ou divulguera-t-il les informations personnelles ?

Easybell Speak Up n’utilisera et ne divulguera les informations personnelles que dans le cadre de la fourniture de ce service à vous et à Easybell. Easybell Speak Up divulguera les informations qu’il recueille à Easybell afin que cette dernière puisse donner suite à votre rapport lorsque la loi ou une autorité de réglementation l’exige.

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1. Introduction et objectifs

2. Champ d’application

3. Rapports

4. Anonymat

5. Retour d’informations

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